Fasa E : Penyediaan Sistem "Logistic"

Index Fasa
Fasa A : Pengenalan serta Persediaan Bakal Usahawan  (Done)
Fasa B : Kenalpasti Jenis Perniagaan dan Dimana? (Done)
Fasa C : Modal serta Rancangan Perniagaan (Done)
Fasa D : Penyediaan Sistem Jaringan Perniagaan "Networking' (Done)
Fasa E : Penyediaan Sistem "Logistic"
Fasa F : Permulaan Berhubung Dengan Pembekal atau Pengilang
Fasa G : Cara Negosiasi yang Efektif dengan Pembekal serta Pengilang
Fasa H : Membuat keputusan untuk membeli
Fasa I  : Membawa masuk Barangan ke Malaysia
Fasa J :  Memasarkan Barangan

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Fasa E : Penyediaan Sistem "Logistic"

Definisi 

Logistik adalah satu perkataan yang merujuk  kepada secara saintifik satu perancangan, reka bentuk, dan sokongan operasi perniagaan perolehan, pembelian, inventori, pergudangan, pengedaran, pengangkutan, sokongan pelanggan, kewangan dan sumber manusia.

Tujuan

Sistem ini membantu mengerakkan perniagaan serta perkhidmatan dari sumbernya kepada pengguna akhir melalui aliran perjalanan samada dari darat, laut, udara ataupun secara maya. Ia juga merupakan satu kitaran hayat bagi pruduk-produck yang di hantar (Products Life Cycles). Selagi mana istem ini berfungsi dengan baik dan tiada hadangan samada secara smeulajadi seperti kerosakan kenderaan ataupun secara perundangan (KASTAM), selagi itulah ianya akan menjadi nadi utama di dalam arteri sesebuah perniagaan.

Carta 2: Aliran Sistem Logistik dan Kitaran Perniagaan. 

Apa Yang Perlu Ada

Untuk menjayakan sesuatu Sistem Logistik elemen-elemen yang perlu wujud adalah seperti berikut:

- Barangan Dagangan atau Perkhidmatan (Penawaran).

- Permintaan terhadap Barangan / Perkhidmatan tersebut.

- Sistem Internet @ Sistem Informasi (Ordering & Reporting Systems) 

- Sistem Pengankutan (Darat/Laut/Udara) yang boleh dipercayai.

- Sistem Pergudangan

Bagaimana Untuk Menyusun Aliran Logistik

Logistik atau pengurusan Logistik merupakan sebahagian daripada proses "supply chain" yang merancang, mengimplementasikan, dan mengendalikan secara efisien dan efektif sesuatu aliran serta penyimpanan barang, perkhidmatan, dan informasi berkaitan dari tpermulaan sehingga ke pengguna akhir untuk memenuhi keperluan pelanggan (Council of Logistics Management (CLM), 1986).

Pada prinsipnya, dalam suatu sistem logistik terdapat dua aliran utama. Aliran pertama adalah aliran barang dari pembekal bahan mentah ke kilang/pengeluar  hingga kepada pelanggan. Berlawanan dengan arah aliran barang, terdapat aliran informasi yang mengalir balik dari pelanggan, ke pengilang hingga ke pembekal bahan mentah. Selain memperhatikan aliran barang, pengurusan logistik juga menumpukan kepada proses penyimpanan barang tersebut.

Sebagai sebuah sistem, logistik terdiri atas beberapa subsistem atau komponen-komponen utama, iaitu Persediaan, Pergudangan, Transportasi, dan Sistem Informasi. Komponen-komponen sistem logistik tersebut saling berkait antara satu sama lain.

Berikut adalah penjelasan ringkas untuk setiap komponen tersebut.

1. Persediaan

Persediaan (inventory)  adalah stok atau perkara-perkara yang digunakan untuk melengkapkan pengeluaran (bahan mentah dan barang separuh siap), kegiatan-kegiatan (penyelengaraan, maintenance, dan operating supplies), dan khidmat pelanggan (barang siap dan hampir siap). Dalam theory of contraints, perkara-perkara tersebut dibeli untuk dijual kembali, ia mencakupi barang siap, barang separuh siap, dan bahan mentah (APICS Dictionary, 10th ed.)

Modal untuk membiaya pengeluaran tersebut harus disediakan. Namun demikian, persediaan harus diadakan dengan beberapa syarat, iaitu: (1) economies of scale, iaitu pengeluaran akan bersifat ekonomi jika mencapai jumlah tertentu, (2) keseimbangan jumlah pengeluaran (Supply) dan permintaan (Demand), (3) Pengkhususan, (4) melindungi perniagaan dari risiko yang tak pasti, dan (5) sebagai penyangga (buffer) sepanjang rantaian pengeluaran.

Persediaan ini dapat dibezakan dalam beberapa bentuk , iaitu: persediaan kitaran (cycle stock), persediaan in-transit, persediaan penyangga (safety atau buffer stock), persediaan spekulatif (speculative stock), persediaan bermusim (seasonal stock), dan stok mati (dead stock).

Akibat dari adanya persediaan adalah akan perlunya modal-modal yang harus dikeluarkan. Modal utama persediaan dapat dibezakan dengan: inventory carrying costs, order/setup costs, expected stock-out costs, dan in-transit inventory carrying costs.

Inventory carrying costs meliputi: Pembiayaan modal (capital cost), Pembiayaan ruang penyimpanan (storage space cost), Pembiayaan perkhidmatan (inventory service cost), dan Pembiayaan risiko (inventory risk cost).

Jumlah persediaan harus diuruskan pada suatu peringkat yang optimal. Jumlah persediaan yang terlalu tinggi atau terlalu rendah akan memberi impak terhadap pembiayaan atau risiko tertentu. Jumlah atau tingkat persediaan yang tinggi memang akan memberikan beberapa keuntungan, seperti jaminan sumber tenaga kerja untuk kegiatan produksi atau memenuhi permintaan pelanggan. Namun, akibatnya dari tingkat persediaan yang tinggi adalah kewangan yang besar yang harus ditanggung, baik dari sudut modal mahupun risiko persediaan. Risiko persediaan merangkumi risiko-risiko: kehilangan, kerosakan, dan keusangan (obsolescence).

Dengan jumlah atau tahap persediaan yang rendah, bermakna pembiayaan modal yang dikeluarkan juga rendah.  Namun, jumlah atau tahap persediaan yang rendah memberi impak terhadap jaminan tenaga kerja yang rendah untuk produksi dan memenuhi permintaan pelanggan. Apabila produksi dan pemenuhan permintaan pelanggan terganggu, maka terjadi kehilangan peluang penjualan (lost of sales) hingga kehilangan pelanggan (lost of customers).

2. Pergudangan

Gudang merupakan satu prasarana penting dalam sistem logistik yang mempunyai fungsi utama sebagai tempat penyimpanan barang atau produk. Barang atau produk disimpan sementara waktu sebelum digunakan atau dikirimkan ke tempat yang memerlukan.

Dalam sistem pergudangan terdapat tiga kegiatan utama pengurusan barang, iaitu di bahagian penerimaan, di dalam gudang, dan di bahagian pengiriman. Pengurusan barangan tersebut memerlukan pelbagai kaedah serta peralatan.

Fungsi gudang dapat dibezakan sebagai terminal konsolidasi, pusat distribusi, Operasi pecah pukal "break-bulk" , in-transit mixing, dan cross-dock operations.

- Terminal konsolidasi: gudang digunakan untuk mengumpulkan beberapa jenis barang dari sumber masing-masing untuk selanjutnya dikirimkan ke tempat tujuan selepas di gabungkan.

- Pusat distribusi: gudang digunakan untuk mengumpulkan beberapa macam barang dari sumber masing-masing untuk selanjutnya dikirimkan ke beberapa tempat tujuan.

- Break-bulk operation: gudang digunakan untuk menerima barang atau produk dalam jumlah atau volume besar, kemudian dipecah-pecah atau dibahagi-bahagikan dalam jumlah atau volume yang lebih kecil dan selanjutnya dikirimkan ke beberapa tempat tujuan.

- In-transit mixing: gudang digunakan untuk menerima atau mengumpulkan beberapa macam barang dari sumber masing-masing, kemudiannya dibahagi-bahagikan dan digabungkan atau dikombinasikan dengan beberapa  variasi jenis barangan dan jumlah yang sesuai dengan permintaan, serta selanjutnya dikirimkan ke beberapa tempat tujuan (asal permintaan) tersebut.

- Cross-dock operation: gudang digunakan untuk menerima barang atau produk dari sumber untuk seterusnya segera dikirimkan ke tempat tujuan masing-masing tanpa mengalami proses penyimpanan di gudang tersebut.

Perkara penting berkaitan dengan gudang adalah penentuan jumlah, lokasi, dan kapasiti. Jumlah gudang harus dipertimbangkan secara optimal. Selain akan mempengaruhi perbelanjaan operasi, jumlah gudang akan mempengaruhi pola, kekerapan, dan perbelanjaan pengangkutan. Lokasi ditentukan dengan mempertimbangkan akses, baik akses dari tempat-tempat pekerja mahupun akses ke tempat-tempat permintaan atau tujuan. Kapasiti gudang berkaitan dengan jumlah dan dimensi barang atau produk yang akan disimpan. Semua perkara yang dipertimbangkan tersebut akan mempengaruhi cara kerja pergudangan mahupun sistem logistik secara keseluruhan.

3. Transportasi

Dalam sistem logistik, pengangkutan berperanan bagi perencanaan, penjadualan, dan pengendalian aktiviti yang berkaitan dengan jenis pengangkutan, vendor, dan pemindahan persediaan masuk dan keluar suatu organisasi.

Pemilihan cara pengangkutan merupakan permasalahan yang penting. Pemilihan ini dilakukan dengan mempertimbangkan beberapa faktor, seperti keadaan geografi, kapasiti, kekerapan, perbelanjaan (tarif), kapasiti, ketersediaan, kualiti perkhidmatan dan kebolehpercayaan (waktu pengiriman, kepelbagaian, reputasi, dll.). Secara umum, jenis pengangkutan dibezakan atas kereta api, trak, pengangkutan air, pengangkutan udara, dan paip.

Perkara lain yang perlu diperhatikan dalam pengangkutan adalah mengenai "local pickup and delivery" serta "long-haul movements". Pengeluar terbabit biasanya akan memmerhatikan perbezaan karakteristik jangkauan atau jarak ini dengan strategi pengangkutan yang berbeza. Untuk "local pickup and delivery", pengeluar biasanya menggunakan pengangkutan sendiri. Untuk long-haul movements, biasanya menggunakan outsourcing kepada penyedia perkhidmatan logistik (third-party logistics provider).

Dalam sistem pengangkutan,  pertimbangan dari sudut ekonomi mencakupi jarak, jumlah berat, kepadatan (density), dan bentuk (stowability). Pertambahan jarak, misalnya, akan menyebabkan bertambahnya perbelanjaan. Namun, pertambahan jarak tidak selalunya selari dengan pertambahan perbelanjaan. Pertambahan pembiayaan ini berkecenderungan akan berkurang ketika jarak terus bertambah.

Jumlah berat barang atau produk akan mempengaruhi keekonomian pengangkutan tersebut, iaitu perbelanjaan penyatuan berat barang. Semakin berat barang, maka kos peyatuan berat barang akan berkecenderungan semakin murah.

Aras kepadatan dan kemudahan bentuk barang atau produk untuk disusun dalam jenis pengangkutan juga akan mempengaruhi ekonomisasi pengangkutan tersebut. Semakin mudah penyusunan barang atau produk tersebut bererti pengangkutan semakin ekonomi, kerana barang atau produk tersebut akan semakin memaksimalkan penggunaan kapasiti ruang pengangkutan tersebut.

4. Sistem Informasi

Sistem informasi adalah saling berkaitan secara fizikal  dan maya dengan orang serta proses yang dirancang untuk pengumpulan, pemerosesan, dan diseminasi informasi untuk perencanaan, membuat keputusan, dan pengendalian (APICS Dictionary, 10th ed.)

Sistem informasi diperlukan untuk mengintegrasikan komponen-komponen dan kegiatan-kegiatan dalam sistem logistik. Efektifnya proses-proses dalam sistem logistik sangat dipengaruhi oleh kualiti informasi yang digunakan. Kualiti informasi dapat dilihat dari tiga aspek, yaitu: (1) ketersediaan informasi yang diperlukan untuk membuat keputusan-keputusan terbaik, (2) ketepatan informasi, (3) efektifnya sistem komunikasi.